FAQ

QUESITI VARI

07/07/2010 – QUESITO POSTO DA UN PROFESSIONISTA: nel caso in cui non ci siano variazioni di dati in fase di aggiornamento delle schede, è obbligatorio allegare comunque un nuovo certificato di vigenza oppure è possibile mantenere valida la vigenza allegata precedentemente alla scheda?

L’art. 18 dell’Istruzione n. 2009-06 stabilisce che “Nell’ambito dei rapporti continuativi in essere con la propria clientela, i Professionisti devono aggiornare i dati, le informazioni e i documenti acquisiti dal cliente almeno ogni 12 mesi.”L’aggiornamento dei documenti implica necessariamente l’acquisizione di una copia, che resta allegata alla scheda a riprova dell’assolvimento degli adempimenti richiesti dalla normativa.Resta inteso che, qualora la prestazione professionale sia inquadrabile come rapporto occasionale, la documentazione va acquisita ex novo all’esecuzione della stessa.In merito agli obblighi di conservazione dei documenti si richiama inoltre l’attenzione sull’art. 34 della Legge 17/06/2008 n. 92 che impone la conservazione delle copie dei documenti acquisiti per adempiere agli obblighi di adeguata verifica per almeno cinque anni dalla chiusura del rapporto continuativo o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

22/06/2010 – QUESITO POSTO DA UN PROFESSIONISTA: Ai fini della correttezza in fase di controllo dei Vostri funzionari, tra i documenti relativi ad una azienda è necessario che sia presente una vigenza in corso di validità (tre mesi) o solo che vi sia una vigenza aggiornata ma che magari ha più di tre mesi?

L’instaurazione di un rapporto presuppone l’acquisizione della necessaria documentazione tra cui il certificato di vigenza.Pertanto nel momento della “genesi” del rapporto il professionista deve ottenere dal proprio cliente una vigenza con data non anteriore a tre mesi.Dopo aver instaurato il rapporto, il professionista adempie all’obbligo di registrazione (entro 5 giorni) secondo una delle modalità previste attualmente dall’Istruzione AIF n. 2009-06.La registrazione, per essere corretta, deve contenere tutti i dati previsti dall’art. 21 della citata istruzione, tra i quali si rimarca particolarmente, in questa sede, la data di instaurazione del rapporto: l’indicazione di tale data permette all’autorità di vigilanza di controllare il rispetto della tempistica di registrazione.Unitamente alla registrazione, il professionista conserva per 5 anni dalla chiusura del rapporto (art. 34 c. 1, Legge 92/2008) tutte le informazioni, i dati ed i documenti acquisiti in osservanza degli obblighi di adeguata verifica imposti dalla legge (e quindi anche la vigenza).Inoltre si tenga presente che il professionista che instauri rapporti continuativi con la propria clientela è tenuto ad aggiornare i dati, le informazioni e i documenti ogni 12 mesi; tra i documenti ricade senza dubbio anche il certificato di vigenza.Gli Ispettori AIF in fase di verifica dovranno pertanto constatare che:

  1. la vigenza porti una data non anteriore a tre mesi rispetto all’instaurazione del rapporto (art. 15 c. 2 lett. a) dell’Istruzione n. 2009-06);
  2. tale acquisizione sia ripetuta nel tempo secondo la tempistica prevista dalle istruzioni (art. 18 dell’Istruzione n. 2009-06);
  3. il professionista conservi la documentazione in osservanza alla Legge (art. 34 c. 1 della Legge 17/06/2008 n. 92).

07/06/2010 – QUESITO POSTO DA PIU’ BANCHE: La presente per chiedere se può essere considerata corretta la procedura di cui all’Istruzione n. 2009-04 per gli adempimenti di adeguata verifica della clientela a fronte di un accordo di distribuzione/collocamento di prodotti assicurativi sammarinesi tra banca ed assicurazione. Si chiede altresì se il rapporto acceso dalla compagnia per l’incasso dei premi possa essere considerato come rapporto in nome e per conto proprio, con conseguente applicazione di obblighi semplificati di adeguata verifica ai sensi dell’art. 26 della legge 92/2008.

Come noto, la Legge 17 novembre 2005 n. 165 e successive modifiche (in breve LISF) stabilisce che l’esercizio professionale dell’attività di intermediazione assicurativa è riservato agli iscritti in apposito registro degli intermediari assicurativi i quali possono pertanto presentare o proporre contratti di assicurazione o prestare assistenza e consulenza ed infine concludere il contratto stesso se tale possibilità è prevista dall’incarico intermediativo. Fra gli iscritti al citato registro figurano le banche. Quanto sopra premesso, si può verificare il caso in cui l’impresa assicurativa, che assume la qualifica di soggetto designato ai sensi della Legge 17 giugno 2008 n. 92 (d’ora innanzi brevemente “Legge”), non ha un contatto diretto con la clientela ma si avvale della banca quale intermediario assicurativo in ragione dell’accordo di collaborazione/collocazione tra i due soggetti. L’impresa di assicurazione, al pari di ogni soggetto designato, deve pertanto assolvere compiutamente agli obblighi di adeguata verifica, nonché in generale a tutti gli adempimenti previsti dalla Legge, tanto più che da essi discendono responsabilità di natura penale ed espongono l’impresa a sanzioni amministrative. Al pari non deve essere sottovalutato l’aspetto reputazionale.Per quanto attiene nello specifico all’obbligo di identificazione della clientela e del titolare effettivo, l’art 23 c. 1 della Legge stabilisce che essa deve avvenire in presenza del cliente, prima dell’instaurazione del rapporto, attraverso propri dipendenti ovvero collaboratori. La facoltà di avvalersi di collaboratori legittima l’acquisizione da parte dell’intermediario assicurativo – che parimenti è soggetto designato - di tutte le informazioni e la documentazione necessaria al corretto assolvimento degli obblighi di cui all’art. 22 c. 1 lett. a), b) e, per estensione, c) della Legge. La modulistica adottata per l’acquisizione di quanto richiesto dalla normativa vigente dovrà ovviamente riportare il logo dell’impresa di assicurazione nei confronti della quale gli addetti dell’intermediario assicurativo svolgono esclusivamente un ruolo di tramite finalizzato al passaggio della documentazione al soggetto designato responsabile finale. Parimenti detta modulistica dovrà essere controfirmata da un incaricato della Banca, opportunamente comunicato alla Compagnia, e riportare gli estremi del contratto sottoscritto con la Compagnia di assicurazione e riferirsi ad esso in ogni suo aspetto: scopo, natura, titolare effettivo, ecc. Alla luce di quanto esposto appare improprio l’utilizzo delle modalità previste dalla Legge all’art. 29 e specificate nell’Istruzione AIF n. 2009-04, in quanto tale strumento presuppone la dichiarazione del cliente che tutti gli aspetti rilevanti per l’adeguata verifica sono invariati rispetto a quelli già verificati dal soggetto designato terzo che fornisce le informazioni ex art. 29 della Legge. In particolare scopo e natura del rapporto in essere presso il soggetto designato che fornisce le informazioni (la Banca-intermediario assicurativo) devono essere identici a quelli del contratto che il “cliente comune” sottoscrive con la compagnia di assicurazione: tale evenienza non si verifica ad esempio nel caso in cui il cliente abbia concluso con la Banca un contratto di conto corrente e con la Compagnia una polizza vita.Una volta espletati gli adempimenti per conto della compagnia di assicurazione, l’intermediario assicurativo trasmetterà la relativa documentazione alla stessa la quale dovrà provvedere alla profilatura del rischio secondo i parametri stabiliti nella normativa AIF tempo per tempo vigente nonché ad assicurare un costante monitoraggio del rapporto ed aggiornamento della documentazione. Per l’espletamento degli obblighi successivi alla fase di apertura del rapporto, le compagnie potranno servirsi, se del caso, delle informazioni che, in base all’accordo tra le parti e previa manleva del cliente, la Banca dovrà comunicare (ad esempio informazioni circa l’atteggiamento collaborativo o meno del cliente, documentazione a supporto del profilo economico quale dichiarazioni dei redditi, ecc.).Anche a fronte di accordi finalizzati all’assolvimento degli obblighi di cui all’art. 22 c. 1 lett. a), b) e c) della Legge, non è affatto preclusa alla compagnia di assicurazione la possibilità di contattare direttamente il cliente per chiedere ed ottenere in forma scritta, senza alcun tramite, ogni dato ed informazione aggiornato per consentire alla stessa di adempiere puntualmente agli obblighi di adeguata verifica. Anzi, detta strada dovrà essere obbligatoriamente percorsa nei casi in cui il cliente della compagnia non è, o non è più, cliente della Banca-intermediario assicurativo.Nulla vieta comunque alla Banca di limitarsi ad identificare e verificare l’identità del cliente e del titolare effettivo al fine della sottoscrizione della polizza, invitando il cliente a recarsi presso la Compagnia per completare l’adeguata verifica: tale scelta è rimessa all’autonomia delle parti. In ogni caso è opportuno che le parti formalizzino in un accordo il processo che intendono seguire al fine di adempiere agli obblighi di adeguata verifica, in modo tale da evitare pericolose omissioni e disguidi alla clientela.Infine preme ricordare che l’obbligo di segnalazione ex art. 36 della Legge così come gli obblighi di registrazione che attengono la polizza assicurativa rimangono in capo alla Compagnia e al suo responsabile incaricato. Per quanto attiene invece l’apertura di rapporti a nome della compagnia di assicurazione finalizzati all’incasso del premio, si ritiene che gli stessi debbano essere considerati come propri conti patrimoniali e pertanto ricadono nell’applicazione del citato art. 26 della Legge n. 92/2008.

07/06/2010 – QUESITO POSTO DA UNA BANCA: si chiede se le segnalazioni , tenuto conto anche degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 40 della Legge n. 92/2008, possano essere visionate dal Collegio Sindacale.

Il quesito prospettato non trova risposta nella Legge 17 giugno 2008 n. 92 bensì nella Legge sulle Società. L’art. 63 della Legge 23 febbraio 2006 n. 47 e successive modifiche ed integrazioni, nel disciplinare i doveri ed i poteri del Collegio Sindacale stabilisce che lo stesso ha il dovere, tra gli altri, di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto e conseguentemente gli attribuisce il potere di procedere in qualsiasi momento ad atti di ispezione e di controllo. In particolare si ritiene che il Collegio debba vigilare sull’effettività e l’efficacia dell’incarico conferito al Responsabile Incaricato, verificando:

  1. il corretto e regolare assolvimento dei suoi obblighi;
  2. il rispetto dei requisiti previsti dalla Legge per lo svolgimento dell’incarico;
  3. il rispetto della sua autonomia ed indipendenza.

Un’attività del responsabile incaricato non pienamente aderente ai disposti di Legge, infatti, comporta conseguenze legali, anche penali, assai rilevanti per la società ivi comprese pesanti sanzioni, oltre ad esporre il soggetto designato ad un elevato rischio reputazionale. In casi particolarmente gravi, ravvisato il mancato rispetto della Legge, il Collegio Sindacale potrebbe persino richiedere la sostituzione del Responsabile Incaricato. Parimenti il Collegio potrebbe farsi promotore di iniziative volte ad assicurare una maggiore autonomia ed indipendenza in ottemperanza al disposto normativo nonché segnalare carenze nella riservatezza delle segnalazioni o tipologie di controlli da porre in essere. Quanto sopra premesso il Collegio potrà accedere ai nominativi segnalati ex art. 36 della Legge, se ritenuto utile ai fini dell’espletamento delle proprie funzioni, fermo restando che comunque i suoi membri sono rigorosamente vincolati al segreto bancario nonché alla riservatezza sull’identità della persona segnalante e al segreto sulle segnalazioni, la cui violazione trova sanzione penale nell’art. 53 della Legge. Si ritiene tuttavia doveroso sottolineare che è necessario mantenere massima riservatezza in merito ai nominativi che, all’interno della struttura, hanno segnalato operazioni sospette al Responsabile Incaricato e che tale informazione dovrebbe essere conosciuta a soggetti diversi dal Responsabile Incaricato solo se di fondamentale interesse. La delicatezza e sensibilità dell’informazione è confermata dal fatto che addirittura l’Autorità Giudiziaria deve emettere un decreto motivato per accedervi e sempre che sia indispensabile all’accertamento dei reati per i quali procede. Il soggetto designato in un’ottica di autoregolamentazione prevista dall’Istruzione n. 2009-07 deve adottare una policy, condivisa anche dal Collegio, che disciplini la riservatezza interna delle segnalazioni. Medesime considerazioni, mutatis mutandis, valgono per il Consiglio di Amministrazione, il quale potrà conoscere l’operato del Responsabile Incaricato e conoscere i soggetti segnalati ex art. 36 della Legge considerato che le sue funzioni derivano da una delega (atto di nomina del Responsabile Incaricato) sulla quale il CdA mantiene ovviamente il controllo. Allo stesso tempo il Responsabile Incaricato è tenuto a informare il Consiglio, con l’approfondimento richiesto dai regolamenti interni, in merito all’attività svolta in quanto ad esso deve comunque rendere conto.

02/06/2010 – QUESITO POSTO DA UNA BANCA: se un cassiere rileva direttamente una operazione anomala, questa deve essere segnalata al proprio responsabile oppure direttamente al responsabile incaricato?

L’art. 8 dell’Istruzione AIF n. 2009-07 stabilisce che i soggetti finanziari - e quelli che hanno nominato il responsabile incaricato ex art. 43 - debbano adottare un regolamento interno che assicuri ai propri dipendenti:1. la possibilità autonoma di inviare una segnalazione interna al responsabile incaricato;2. la riservatezza sull’identità della persona segnalanteAl soggetto che rileva l’operazione (quindi in ipotesi in cassiere) non è consentito demandare ad altri la decisione di trasmettere la segnalazione in quanto lo stesso, una volta generatosi il sospetto, resta personalmente obbligato ad inviarla, anche nei casi in cui si è avvalso della facoltà di consultarsi con il titolare di filiale o suo sostituto.Gli Ispettori AIF controllano che il soggetto designato abbia adottato il regolamento previsto dalla citata normativa.

QUESITI RELATIVI ALL'ISTRUZIONE 2008-01

15/01/2009 - Competenza a dichiarare la conformità dei documenti. Può ritenersi valida una normativa interna a firma della Direzione Generale che attribuisca il potere a personale della propria società di certificare la conformità della documentazione richiesta nell'Istruzione?

Si ritiene che la Direzione Generale possa, per le funzioni ad essa conferite, attribuire con proprio atto il potere previsto, a soli fini di antiriciclaggio e finanziamento al terrorismo, di dichiarare conforme la documentazione richiesta dall’Istruzione n. 2008-01.

15/01/2009 - Traduzione legalizzata o apostillata dei documenti. I paesi che hanno ratificato la convenzione dell’Aja, possono sostituire la legalizzazione con l’apostille?

Il decreto 10 febbraio 1995 n. 21 della Repubblica di San Marino, conferisce piena esecuzione alla Convenzione dell’Aja adottata il 5 ottobre 1961 che elimina l’obbligo della legalizzazione degli atti pubblici stranieri per i paesi che hanno sottoscritto la Convenzione stessa. La traduzione dei documenti richiesti all’articolo 3 dell’Istruzione n. 2008-01 può pertanto presentare in via alternativa la legalizzazione ovvero l’apostille.

04/08/2008 - Documentazione da richiedere ad imprese individuali. Qual è la documentazione da richiedere ad un cliente se questo è un’impresa individuale?

Oltre all’identificazione del titolare dell’impresa individuale, secondo quanto indicato all’articolo 2 dell’Istruzione n. 2008-01, l’intermediario sammarinese deve acquisire copia conforme del certificato di iscrizione nel Registro delle Imprese/Attestato di licenza e ogni altro documento disponibile sull’impresa individuale compatibilmente con quanto indicato per le società nella suddetta Istruzione.

04/08/2008 - Società di diritto estero non tenuta alla pubblicazione del bilancio. Nel caso di società di diritto estero che non sia tenuta alla pubblicazione del bilancio, qualora non fosse possibile ottenere “copia conforme dell’ultimo bilancio approvato”, quale dovrebbe essere la condotta che l’intermediario dovrebbe adottare?

Nel caso di una società o ente con o senza personalità giuridica di diritto estero che non sia tenuta dal proprio ordinamento alla stesura e/o pubblicazione del bilancio, questa Autorità ritiene che, qualora il bilancio non fosse disponibile, è comunque indispensabile che l’intermediario sammarinese acquisisca informazioni, dati e documenti atti a dimostrare le disponibilità economiche, finanziarie e patrimoniali del cliente non solo per una corretta identificazione e verifica dell’identità di quest’ultimo ma anche per un’analisi critica “delle operazioni compiute dalla clientela per stabilire, sempre ai fini di una eventuale attività di riciclaggio e di usura, se le stesse possano presentare indici di anomalia” (Circolare del 27 gennaio 1999). Si reputa pertanto che, qualora non vi sia l’obbligo in capo a una società estera di predisporre e/o pubblicare un bilancio, l’intermediario dovrà valutare, con particolare scrupolo, l’opportunità di instaurare e/o mantenere o meno in essere il rapporto.

04/08/2008 - Definizione di “copia conforme” ai sensi dell’articolo 3 dell’Istruzione n. 2008-01. Cosa si intende per “copia conforme” ai sensi dell’articolo 3 dell’Istruzione n. 2008-01?

In relazione all’articolo 3 del provvedimento sopra citato, si precisa che, ai soli fini di vigilanza, per copia conforme deve intendersi:

  • la copia recante autentica notarile, oppure
  • la copia, la cui conformità è certificata da altro pubblico ufficiale o pubblico funzionario o da persona a ciò abilitata dallo Statuto della banca o della società finanziaria/fiduciaria oppure da delibera assunta dai competenti organi delle predette società.

Tale modalità di acquisizione dei documenti in copia conforme dovrà essere utilizzata anche nei casi previsti all’art. 5 dell’Istruzione 2008-01, relativamente alla documentazione mancante.